Case Study
StromWert: von manueller Buchhaltungsarbeit zu einem belastbaren operativen Workflow.
Bei StromWert liefen wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben über Postfächer, PDFs, Kontobewegungen und manuelle Übergaben. Daraus wurde ein konkreter Ablauf gebaut, der Informationen sauber zusammenführt und im Alltag spürbar entlastet.
ca. 20 Stunden weniger manueller Aufwand pro Monat
ein durchgängiger Ablauf statt verstreuter Einzelarbeit
saubere Vorarbeit für die Buchhaltung auf belastbarer Datengrundlage
Ausgangslage
Der ursprüngliche Prozess bestand aus vielen manuellen Schleifen: E-Mails prüfen, PDFs öffnen, Informationen übertragen, Zahlungen abgleichen und Unterlagen für die Buchhaltung vorbereiten. Jeder Schritt war machbar, aber in Summe langsam, fehleranfällig und stark von Einzelpersonen abhängig.
Umsetzung
Entscheidend war kein neues Tool um des Tools willen, sondern ein robuster Ablauf. Dokumenteingang, Datenauslese, Zahlungsabgleich und vorbereitete Buchhaltungsarbeit wurden so verbunden, dass der Prozess nachvollziehbar und wiederholbar wird.
1. Eingang automatisiert erfassen
Rechnungen, Belege und relevante Anhänge werden aus den richtigen Postfächern übernommen, statt jedes Dokument manuell zusammensuchen zu müssen.
2. Dokumentdaten strukturiert auslesen
PDF-Inhalte werden in eine saubere, weiterverarbeitbare Form gebracht, damit Informationen nicht immer wieder neu übertragen oder kontrolliert werden müssen.
3. Zahlungsdaten mit Belegen abgleichen
Transaktionen aus Qonto werden mit den Dokumentdaten zusammengeführt, sodass Zuordnungen schneller, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig werden.
4. Buchhaltungsprozess vorbereitet übergeben
Debitoren, Kreditoren und vorbereitete Belege laufen strukturiert in den nächsten Schritt, damit die finale Kontrolle sauberer und deutlich schneller erfolgt.
Ergebnis
Der Workflow spart rund 20 Stunden manuellen Aufwand pro Monat, reduziert unnötige Nacharbeit und macht aus vielen losen Tätigkeiten einen klaren, belastbaren Prozess. Der Nutzen ist nicht theoretisch, sondern direkt im Tagesgeschäft sichtbar.